A iniciativa "Selo Documento 100% Digital" reconhece documentos produzidos e mantidos inteiramente em formato digital, sem uso de papel em nenhuma etapa. O objetivo é promover a modernização administrativa, reduzir o consumo de recursos naturais, economizar custos operacionais e fortalecer a governança documental. O Selo Documento 100% Digital reconhece documentos produzidos, tramitados e arquivados exclusivamente em formato digital. A iniciativa reforça a modernização administrativa, estimula a redução do uso de papel, amplia a eficiência operacional e fortalece a governança documental, contribuindo para práticas mais sustentáveis no ambiente institucional.
Objetivos
- Reduzir o uso de papel e de insumos físicos, promovendo sustentabilidade ambiental e consumo responsável.
- Modernizar os processos institucionais, assegurando transição segura e eficiente do suporte físico para o digital.
- Padronizar a produção documental digital, garantindo que documentos nasçam e permaneçam integralmente eletrônicos.
- Aumentar a eficiência administrativa, ampliando a agilidade, a organização e o acesso à informação.
- Fortalecer a governança e a transparência por meio de registros digitais auditáveis e confiáveis.
- Incentivar a cultura da inovação, estimulando o uso de tecnologias digitais no cotidiano institucional.
- Reduzir custos operacionais relacionados à impressão, transporte e armazenamento físico.
- Alinhar a instituição às melhores práticas de transformação digital, conforme a Lei 14.129/2021 e princípios de administração pública eficiente.
Metodologia Adotada
A implementação do selo seguiu etapas estruturadas, priorizando padronização, adesão voluntária e melhoria contínua:
- Diagnóstico inicial: mapeamento dos fluxos documentais e identificação de documentos aptos a serem integralmente digitais.
- Definição de critérios e requisitos: estabelecimento de diretrizes técnicas, incluindo assinatura eletrônica, metadados e regras de armazenamento seguro.
- Criação e regulamentação do selo: desenvolvimento da identidade visual e de normativos internos para concessão, aplicação e monitoramento.
- Capacitação e sensibilização: oferta de ações de comunicação, treinamentos e apoio técnico para a migração do papel para o meio digital.
- Acompanhamento e validação: monitoramento dos documentos identificados com o selo e verificação do cumprimento dos critérios.
- Avaliação e aprimoramento contínuo: coleta de feedback, análise de resultados e ajustes nos processos e critérios.
Tecnologia Empregada
- Sistema de Gestão Documental Eletrônica (e-TCE): plataforma oficial para elaboração, tramitação, assinatura e arquivamento de documentos digitais, assegurando integridade, rastreabilidade e padronização.
Principais Resultados
A adoção do selo resultou em avanços relevantes na gestão documental e na sustentabilidade institucional:
- Redução do uso de papel: diminuição expressiva de impressões e resíduos associados.
- Otimização de recursos: economia de insumos e maior eficiência nos fluxos de trabalho.
- Ampliação da produção digital: aumento do número de documentos elaborados integralmente em formato eletrônico, com adesão crescente das unidades.
- Melhoria na governança da informação: mais segurança, rastreabilidade e padronização nos processos documentais.
- Agilidade nos processos internos: redução do tempo de tramitação e acesso simultâneo e remoto aos documentos.
- Fortalecimento da cultura de inovação: maior engajamento institucional com práticas sustentáveis e alinhadas à legislação vigente.
Lições Aprendidas
- A transformação digital depende de mudança cultural e engajamento dos servidores.
- Capacitação contínua e comunicação clara são essenciais para a adoção das novas práticas.
- Critérios bem definidos promovem segurança e ampliam a adesão ao selo.
- Implementação gradual facilita a transição e reduz resistências.
- O selo deve estar alinhado às estratégias institucionais mais amplas.
- Monitoramento e ajustes contínuos são fundamentais para a sustentabilidade da iniciativa.
Saiba mais
https://www.tcepa.tc.br/comunicacao/noticias/7073-selo-documento-100-digital-e-lancado-no-tce-pa
https://drive.google.com/open?id=1an73xjljquiolcsmonqnbff294h3e0nt