Tabela de temporalidade A Coordenadoria de Gestão Documental e Distribuição (CGD), órgão da Secretaria-Geral da Presidência, apresentou tabela de temporalidade à Comissão Permanente de Gestão Documental. A tabela foi formulada pela profissional arquivista que integra os quadros da CGD, após pesquisa e aplicação das metodologias existentes. A tabela de temporalidade é instrumento de gestão documental que define os prazos de guarda e a destinação final dos documentos produzidos e recebidos pela organização. Estão previstas atualizações e adaptações conforme as necessidades do Tribunal. Atualmente o instrumento encontra-se sob avaliação superior para publicação de seu conteúdo, visando firmar o marco inicial de sua utilização
Objetivos
- Aplicação da tabela de temporalidade aos processos arquivados, classificando os processos que podem ser eliminados, destinando esse material à cooperativas de reciclagem, que aproveitará o material de forma sustentável, conforme indicado no PLS do TCE-RJ
Metodologia Adotada
A iniciativa foi estruturada em etapas coordenadas: (i) Benchmark produzido pela Arquivista; (ii) Definição da estrutura da Tabela; (iii) Apresentação da Tabela para ratificação pela Comissão Permanente de Gestão Documental (CPGD) (iv) Submissão de minuta para publicação da tabela para instância administrativa superior
Tecnologia Empregada
Utilização de ferramentas internas de gestão documental e patrimonial para inventário, controle e movimentação do acervo; apoio em sistemas de tramitação eletrônica para registros da destinação; além de processos padronizados da gestão documental que garantem rastreabilidade e conformidade com a política institucional de sustentabilidade.
Principais Resultados
- Diminuição do acervo de processos físicos e utilização sustentável do material produzido.
- Eficiente gestão Documental
Lições Aprendidas
Eficiente gestão documental incide diretamente em ações sustentáveis.
Saiba mais
https://www.tcerj.tc.br/portalnovo/
https://drive.google.com/open?id=1bbt3jzku_8f6lerslgd4d2j6ei8f0vyy,
https://drive.google.com/open?id=1z2npici2bi866htdqg0hvkkqwmkoipbf