A Corte de Contas estadual deu início ao processo de devolução de autos físicos de titularidade de outros órgãos ou entes. A medida foi definida como prioridade pela Coordenadoria de Gestão Documental e Distribuição (CGD), vinculada à Secretaria-Geral da Presidência (SGPres), a partir das diretrizes estabelecidas pelo Conselheiro-Presidente, Márcio Pacheco. A devolução dos processos físicos constitui etapa importante da organização interna e evolução da gestão documental do TCE-RJ. Os autos físicos que ainda estejam em posse do Tribunal serão devolvidos de forma escalonada aos órgãos de origem, para que possam ser submetidos aos regramentos de cada instituição, de acordo com a legislação vigente. Gestores da área de documentos de órgãos que possuem controle de estoque de processos acautelados no TCE-RJ devem aguardar a entrega dos autos. Não há necessidade de solicitar ou apresentar listagem.
Objetivos
Promover a devolução organizada e segura dos autos físicos pertencentes a outros órgãos ou entes públicos que se encontram sob a guarda do TCE-RJ, visando a liberação de espaço físico, a regularização da posse documental e o fortalecimento da gestão documental institucional.
Metodologia Adotada
A iniciativa foi conduzida pela Coordenadoria-Geral de Gestão Documental e Distribuição (CGD), com apoio da Secretaria-Geral da Presidência (SGPres), e estruturada a partir das seguintes etapas: (i) mapeamento dos autos físicos acautelados de titularidade externa; (ii) classificação dos processos por órgão de origem; (iii) definição de cronograma escalonado de devolução; (iv) notificação prévia dos órgãos destinatários; e (v) entrega física acompanhada de documentação de controle, assegurando rastreabilidade e conformidade legal.
Tecnologia Empregada
Utilização dos sistemas internos de gestão documental e de protocolo para identificação, controle e registro da movimentação dos autos físicos; ferramentas de planilhamento e controle logístico; e suporte dos sistemas de tramitação processual para consulta de metadados e verificação de titularidade.
Principais Resultados
Início do processo de devolução sistemática dos autos físicos acautelados no TCE-RJ;
Regularização da situação documental de processos não pertencentes ao acervo do Tribunal;
Liberação gradual de espaço físico antes comprometido com a guarda desses autos e/ou redução de custos com a contratação de armazenamento externo;
Redução do passivo documental sob responsabilidade do TCE-RJ;
Consolidação de boas práticas de gestão documental pública.
Lições Aprendidas
Início do processo de devolução sistemática dos autos físicos acautelados no TCE-RJ;
Regularização da situação documental de processos não pertencentes ao acervo do Tribunal;
Liberação gradual de espaço físico antes comprometido com a guarda desses autos;
Redução do passivo documental sob responsabilidade do TCE-RJ;
Consolidação de boas práticas de gestão documental pública.
Saiba mais
https://www.tcerj.tc.br/portalnovo/noticia/tce_rj_inicia_devolucao_de_autos_fisicos_para_seus_jurisdicionados
https://drive.google.com/open?id=1dbiqi1ambvhfvksd2ghjnqoqywq0kmfz,
https://drive.google.com/open?id=1rqjxlvchhplj1gjgtzldryxxm7cwklmp,
https://drive.google.com/open?id=1fnxkewgtqa29kzok1cgc8i_d35t5xzr_