Implementação do Sistema eTCE-GO para gestão 100% eletrônica dos processos do TCE-GO, com uso de meios digitais na tramitação processual, bem como na elaboração de documentos processuais por meio do gerenciador de documentos TCE-DOCS. Esse mesmo gerenciador possibilitou a criação de um módulo para elaboração e tramitação de documentos não processuais (memorandos e outros atos administrativos), de modo eletrônico.
Objetivos da Iniciativa
- Gestão processual e de documentos não processuais de modo 100% eletrônico;
- Ampliação da utilização da tecnologia da informação no âmbito das atividades organizacionais;
- Aumento da celeridade processual;
- Redução de custos relativos a impressões;
- Redução da utilização de papel.
Metodologia Adotada
- Digitalização de todo o acervo de processos físicos em trâmite na instituição;
- Remodelação do Sistema GPRO, que passou a ser denominado eTCE-GO e que possibilitou a gestão 100% eletrônica dos processos;
- Aprimoramento do gerenciador de documentos TCE-DOCS, considerando os requisitos e-ARQ Brasil;
- Integração entre os Sistemas eTCE-GO e TCE-DOCS.
Tecnologia Empregada
- Microsoft .Net;
- Banco de dados Oracle.
Principais Resultados
- Celeridade processual, com eliminação de etapas manuais do fluxo de trabalho (inserção da capa do processo, juntada de documentos de forma manual, enumeração de páginas e remessa física interna e externa de autos);
- Utilização efetiva do espaço físico, antes ocupado para o armazenamento de volumes dos processos físicos (contribuição para ambiente 5S);
- Concessão de Vista Eletrônica para acesso aos processos;
- Diminuição significativa de impressão de documentos, ocasionando redução de custos no uso de papel e toners de impressora;
- Publicidade das informações contidas no processo;
- Aprimoramento da gestão de documentos não processuais.
Lições Aprendidas
- Ambiente 5S promove bem-estar no trabalho;
- Ações dessa natureza permitiram o TCE-GO se adequar rapidamente à rotina de teletrabalho imposta pela pandemia de COVID-19.
Saiba Mais
Sistema eTCE-GO:
https://wiki.tce.go.gov.br/doku.php/pres:gerti:manuais:etcego
TCE-DOCS:
https://portal.tce.go.gov.br/home?p_p_id=101&p_p_lifecycle=0&p_p_state=maximized&p_p_mode=view&_101_struts_action=%2Fasset_publisher%2Fview_content&_101_assetEntryId=155646&_101_type=content&_101_urlTitle=tce-docs-estara-disponivel-a-partir-de-2-mai&inheritRedirect=false
https://portal.tce.go.gov.br/-/treinamento-para-o-sistema-tce-docs
https://drive.google.com/open?id=1wnWy67to6Dy1o6IVemp52TtVRmFTfE7I